Etika Bertelfon di Kantor

ETIKA BERTELFON DI KANTOR

 

 1. Pengertian Etika Bertelfon

 Etika bertelfon adalah tata cara, aturan dalam berkomunikasi menggunakan telefon baik dilingkup kantor ataupu bukan, agar suara yang terdengar jelas, tegas namun terkesan ramah, hangat dan bersahabat. 

Lalu Bagaimana etika bertelfon? ketika menggunakan pesawat telfon,kita memang tidak barhadapan langsung dengan orang yang yang kita ajak komunikasi, hanyalah suara yang
jelas, tegas namun terkesan ramah, hangat dan bersahabat itulah hal terpenting.  

Hal - hal terpenting dan yang harus diperhatikan dalam bertelfon

 a). Jangan membiarkan telefon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali deringan lalu segera anggkat dan jawab dengan sopan. Siapapun yang menelfon harus kita layani sebaik-baiknya.

b). Janagan memulai denhgan kata "HALO" tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau nama perusahaan. 

c). Jangan menggunakan pesawat telefon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan penelfon.

d). Berusahalah mendengarkan lawan bicara, jagan melamun atau bersikap tidak setuju. Konsentrasi pada saat menerima atau menelfon seseorang.

e). Jangan menggucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, berbicaralah dengan sikap yang menyenangkan.

f). Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat diperhatika seperti layakya berhadapan lagsung.

g). Berbicara dengan tempo yang sedang tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

h). Apabila kita menelfon, harus menyebut nama dan jabatan yang dituju di samping pokok pembicaraan.

i). Jangan menganggap panggilan telefon sebagai pengganggu kerja.

j). Catat poin pesan-pesan yang disampaikan

k). Mintalah nomor telefon dan meminta maaf jika sewaktu menelfon terjadi kesalahan.

l). Mengakhiri pembicaraan dengan tepat, seperti : terimakasih, kembali, selamat pagi, selamat siang ketika mengakhira pembicaraan

m). Meletakan gagang telefon dengan pelan.

2. Hal-hal yang harus dihindari dalam berkomunikasi menggunakan telefon

• memakai bahasa informal  
• berbicara dengan orang lain pada saat menelfon
• berbicara sambil makan atau mengunyah permen
• berbicara terlalu basa-basi
• berbicara dengan nada kasar atau membentak
• berbicara dengan nada memerintah
• membiarkan penelfon menunggu lama, tanpa penjelasan
• nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

3. Langkah-lanngkah dan teknik menerima telfon

a. Teknik mengangkat telefon

     1). Menyiapkan Buku Catatanan
Menyiapkan catatan dan alat tulis untuk menulis hal-hal yag penting.
     2). Memberi Salam Kepada Penelfon
Berisalam kepada penelfon sesuai dengan waktu, kemudian menyebutkan nama identitas perusahaan temat kita bekerja
    3). Membuka Pembicaraan
Jika penelfon ingin berbicra dengan pimpinan dan pimpinan ada ditempat kerja, penelfon dimohon untuk menunggu sebentar karena telfon harus dihubungkan dengan telfon pimpinan.
    4). Hubungkan segera Penelfon dengan yang Dicari
Yakinkan siapa orang yang akan di cari karena penelfon akan meras kecewa bila yang dihungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki.
    5). Menciptakan Kesan yang Baik 

• Beri penjelasan pada penelfon tentang ketidak hadiran orang yang dicari secara singkat, tetai tetap sopan.
• Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelfon.

    6). Mencacat Pesan

• mencatat segala sesuatu yang diperlukan.
• memberi keterangan yang lengkap dan jelas.
• menanyakan pada penelfon nama dan omor telefonnya.
• mengindari kesalahan-kesalahan isi pesan dengan cara menyebutka kembali pesan tersebut.

    7). Salam Penutup
Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan penelfon, penerima telfon sebaiknya mengucapkan salam sesuai waktu dan jangan meletakan gagang telefon mendahului penelfon.

 

Materi Kearsipan SMK 1 N BREBES

• 
  

MATERI KEARSIPAN 

 

 

A. Pengertian Kearsipan

  kearsipan adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis , sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan. Penataan seluruh kegiatan pengurusan arsip pada suatu kantor dapat disebut tata kearsipan atau administrasi kearsipan. 

ARSIP mempunyai kepanjanga yaitu:

• Aman
• Rawat
• Semua
• Informasi
• penting

 Ada juga istilah ALFRED, penjelasannya sebagai berikut:

• Admin⇒ contoh: pendaftaran, pembayaran dll
• Legal⇒contoh: sertivikat 
• Finance⇒contoh: pajak, warisan, kuwitansi
• Resech⇒contoh: karya ilmiyah, skipsi, tesis
• Education⇒contoh: rapot, ijazah, ulangan 
• Dokumentasi⇒contoh: foto, gambar

Beberapa defenisi tentang kearsipan yang dikemukakan oleh beberapa sarjana yaitu :

Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan menyebutkan pengertian arsip :

•  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

• Naskah-naskah yang disebut dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan-kehidupan kebangsaan…..)

 Dalam Seminar dokumentasi arsip kementrian-kementrian diselenggarakan di Jakarta pada tanggal “23 Februari 1957, telah memberikan defenisi arsip sebagai kumpulan surat maupun sebagai suatu badan yang selayaknya berbunyi sebagai berikut:

•  Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan aksi transaksi, tindak tanduk, dokumenter yang disimpan, sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melakukan tindakan-tindakan selanjutnya.

• Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan-pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang segala surat-surat baik dalam pemerintahan, maupun dalam soal umum, baik ke dalam maupun keluar dengan suatu sistem yang tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan………..

 B. Tujuan Kearsipan
  Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan keredupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Tugas Pokok Arsiparis: 

1. Menerima warkat
2. Mencatat warkat
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu.
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain. 

C. Asas - asas Kearsipan
Untuk petugas arsip, disuatu organisasi atau kantor terdapat asas-asasnya sebagai berikut:
a. Asas sentralisasi 
    Asas Sentralisasi, artinya pengurusan surat maupun arsip lainnya yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri. Badan ini dikenal dengan nama Unit arsip dan Ekspedisi. Adanya unit khusus ini berarti pula unit-unit lainnya selain dari unit khusus tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat-surat secara langsung. Asas sentralisasi arsip ini akan efesien dan efektif bila dilaksanakan oleh kantor yang lingkupnya kecil.

Keuntungan asas sentralisasi arsip adalah :
1. efesiensi alat, alat dan biaya, maksudnya dapat menghemat alat,   ruangan dan biaya
2.  Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel
3. Sistem penyimpanan arsip dapat diseragamkan
4. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan

Kelemahan asas sentralisasi :
1. asas sentralisasi hanya efesien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
2. unit kerja yang besar akan ;mengalami hambatan dan lambat memeroleh arsip yang dibutuhkan
3. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dalam satu sistem penyimpanan

b. Asas Desentralisasi (asas Pemencaran ) arsip
          Asas desentralisasi artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan keluar serta menyelenggarakan kearsipannya dilakukan oleh setiap unit dalam suatu organisasi, sehingga tiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masingmasing pekerjaaan ang diperlukan oleh lingkungannya.  Pada umumnya asas ini dilaksanakan pada kantor-kantor pemerintah maupun swasta, yang  luas unit kerjanya. Tiap unit kerja akan bertanggungjawab atas kegiatan pekerjaan kantor termasuk tugas kearsipan. Tugas kearsipan mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan, dilaksanakan pada setiap unit ;kerja.


Keuntungan asas desentralisasi arsip :
1. Dapat menjaga kerahasiaan kantor, karena pelaksanaannya dapat dilakukan oleh unit kerja masing-masing.
2. Pekerjaan dapat dikerjakan oleh karyawan yang paling sesuai
3. Perencanaan dan pengawasan pekerjaan dapat dilakukan secara efektif
4. Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing
5. Untuk memperoleh arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri
6. Pengurutan arsip mudah dikerjakan, karena arsipnya sudah dikenal baik

Kelemahan asas desentralisasi arsip, antara lain :
1. Penyimpanan arsip tersebar di setiap unit kerja, sehingga dapat menimbulkan pemborosan alat maupun ruangan
2. Pendidikan dan latihan kearsipan perlu diselenggarakan oleh kantor pusat, agar petugas mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan
3. Pemusnahan arsip harus dilakukan pada setiap unit kerja, menimbulkan pemborosan
4. Pengawasan juga dpat dilakukan oleh kantor pusat, sehingga menimbulkan pemborosan.

c. Asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi  
    Asas gabungan adalah penyelenggaraan arsip dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan-kelemahan dari kedua asas tersebut dapat diperkecil. Pelaksanaan dalam praktik dapaat dilakukan dengan penyimpanan arsip aktip secara desentralisasi, sedangkan penyimpanan arsip inaktif dipusatkan  (sentralilasi).

Dalam menerapkan asas gabungan ini, perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
1. Penyeragaman klarifikasi antara arsip pusat dengan arsip bagian/unit organisasi
2. Ruang arsip pusat tidak jauh letaknya dari masing-masing unit yang ada
3. Hindari penumpukan arsip di pusat kearsipan

D. Jenis - jenis Arsip
     Jenis-jenis arsip dapat dibedakan, yaitu:

a.   Di tinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung di dalamnya. Menurut Ensiklopedia Administrasi, arsip atau warkat jenis ini dapat di bedakan menjadi :

1.    Vital record ( warkat yang sangat penting ), yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi atau perusahaan.

2.    Important record ( warkat penting ), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang  cukup lama ( 3 Tahun ke atas )

3.    Useful record ( warkat yang berguna ), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa.

4.    Eseential record ( warkat tidak penting ), yaitu warkat yang kegunaanya menjadi habis setelah selesai di baca.

b.   Di tinjau dari fisiknya, yaitu melihat warkat/arsip dari wujud benda arsip itu sendiri. Arsip/warkat jenis ini terdiri atas :

1.    Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis.

2.    Arsip visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat gambar, lukisan, ukiran, pahatan seperti peta, relief, poster dsb.

c.   Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip/warkat dari segi isi yang terkandung di dalamnya. Arsip/warkat jenis ini dapat berupa :

1.    Financial record, adalah catatan – catatan mengenai masalah keuangan.

2.    Inventory record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan (goods).

3.    Personnel record, adalah catatan –catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.

4.    Sales record, adalah catatan – catatan yang berisi informasi mengenai penjualan.

5.    Production record, adalah catatan – catatan yang berhubungan dengan masalah produksi.

d.   Ditinjau dari kepemilikannya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya serta asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembaga/kantor tersebut. 

1.    Berasal dari lembaga pemerintah, antara lain :

-          Arsip Nasional Pusat ( ARNAPUS )

-          Arsip Nasional Daerah ( ARNASDA )

2.    Berdasar dari instansi pemerintah/swasta, antara lain :

-          Arsip primer

-          Arsip sekunder

-          Arsip sentral

-          Arsip unit

E. Sistem Penyimpanan Arsip
 Dalam penyimpanan ARSIP terdapat 5 sistem yaitu:
1. Sistem abjad
2. Sistem perihal
3. Sistem tanggal
4. Sistem geografis
5. Sistem nomor 

F. Peralatan Dan Perlengkapan Arsip

1. Peralatan Arsip

• filling cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci yang berguna untuk menyimpan arsip yang masih aktif  

• Rotary adalah penyimpanan arsip yang dilakukan secara berputar, supaya dalam penempatan dan pencarian arsip idak memakan banyak tenaga.

•  Map Scelhecter
  map snelhecter : Map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Arsip yang akan disimpan di dalam map snelhecter terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. 

•  Hanging Folder
  alat untuk menggantungkan map pada suatu tempat. Dalam istilah bahasa asing, map gantung sering disebut dengan hanging map. Map ini dapat digunakan untuk menyimpan berkas kertas ukuran folio. 
  

         

 

• Guide
  Lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah antara jenis subjek/klasifikasi dalam penyimpanan arsip.

•  Stapler
  alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan staples berbentuk huruf "U" yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung melebihi tebal kertas.

 2. Perlengkapan Arsip

•  Kartu  Indeks 

Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang: 

a. judul/nama surat,

b. nomor surat,

c. hal surat,

d. tanggal surat,

e. kode surat,

f. kode kartu indeks

•  Kartu Tunjuk Silangadalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm X 7.5 cm.

• Lembar Pinjam Arsip adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm X 7.5 cm.

•  lembar Disposisi 

Dipergunakan untuk mengatur proses pengolahan surat, yang selanjutnya menjadi alat kendali lalu lintas persuratan dan sebagai sarana monitor dalam mekanisme persuratan. Sarana ini merupakan gambaran dari jalur kedinasan antara atasan dan bawahan, antar pejabat secara horizontal. Kegiatan ini menggambarkan peranan dan partisipasi aktif dari staf dalam proses pengolahan surat.

 

KORESPONDENSI SURAT MENYURAT

 Assalamualaikum sobat......  Saya Siti Mulyani
Ini Postingan saya yang ke 2 mengenai Korespondensi atau Surat Menyurat
Oke silahkan dibaca dengan teliti dan pahami yahh

 

1. PENGERTIAN SURAT

Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

2. TUJUAN SURAT
a.       Menyampaikan informasi

b.      Menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati penulis.

c.       Memperlancar arus komunikasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tafsir.

d.      Mengehemat waktu, tenaga, dan biaya dari pada bertemu langsung dengan pihak yang dituju.

Pada kenyataan, dalam menulis surat ada beberapa kesalahan yang sering ditemukan, baik diinstansi pemerintah maupun lembaga sosial dan perusahan-perusahan. Kesalahan-kesalahan tersebut antara lain:

a.       Penggunaan tanda baca yang kurang tepat sehingga menimbulkan salah pengertian.

b.      Susunan kalimat yang tidak lengkap.

c.       Tata bahasa yang tidak teratur.

d.      Ketikan salah atau banyak yang kotor.

e.      Pemakian kata dan istlah asing yang tidak tepat.

f.        Kurang sopan dan ceroboh dalam mengutarkan gagasan.

g.       Penggunanaan ejaan yang tidak sesuai dengan ejaan yang disempurnakan.

h.      Kalimat sering tidak lengkap, berbelit-belit dan bertele-tele.

i.         Susunan isi atau komposisi surat yang tidak teratur.

  

3.FUNGSI SURAT

Surat merupakan salah satu sarana komunikasi berbahasa tulisan. Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan kedalam beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:

1.      Sebagai alat komunikasi

Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.

2.      Sebagai wakil penulis

Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak perlu  bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut

3.      Sebagai alat bukti historis

Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.

4.      Sebagai pedoman pelaksanaan kerja

Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya

5.      Sebagai alat pengingat

Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan

6.      Sebagai alat bukti tertulis

Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya

7.      Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga

Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.

 4. JENIS - JENIS SURAT

 Ada banyak jenis-jenis surat yang harus kamu ketahui bagi siswa yang mengambil jurusan

Administrasi  Perkantoran, seperti saya . 

JENIS-JENIS SURAT

a. Berdasarkan Wujud

1. Surat Pos

2. Warkat Pos

3. Telegram

4.Surat Bersampul

1. Gambar Surat Pos                                                    2. Gambar Warkat Pos

                                                                 

3. Gambar Telegram

b. Berdasarkan Sifat

1. Surat Pribadi

2. Surat Niaga

3. Surat Dinas

4. Surat Sosial

5. Surat Pengantar

c. Berdasarkan Keamanan isi 

1.Surat Sangat Rahasia
Surat ini sering digunakan oleh lembaga pemerintahan, caranya: surat dimasukkan dalam amplop surat kemudian diberi tanda SRHS/SR atau sangat rahasia. Apabila tidak diberi tanda tersebut dapat menggunakan amplop tiga rangkap, yaitu surat dimasukkan dalam amplop pertama kemudian dilak, lalu dimasukkan ke dalam amplop yang kedua lalu dilak, kemudian dimasukkan ke amplop yang ketiga dan dilak.
2.Surat Rahasia
Surat ini digunakan pada perusahaan swasta atau pemerintah, caranya: surat dimasukkan dalam amplop surat kemudian diberi tanda R/RHS atau confidential. Namun saat ini bila surat dikirim antarperusahaan tidak lagi menggunakan tanda tersebut tetapi dimasukkan dalam dua amplop surat (double envelope).
3.Surat Biasa
Surat yang jika isinya terbaca oleh orang lain tidak akan menimbulkan kerugian bagi organisasi ataupun pejabat yang bersangkutan.

5. BAGIAN -BAGIAN SURAT

1) Kepala atau kop surat
Kepala surat umumnya mencantumkan identitas lembaga organisasi yang terdiri atas:
a. Logo atau lambang lembaga atau perusahaan, organisasi
b. Nama lembaga
c. Alamat lembaga
d. Nomor telepon, teleks, faximile.
Khusus untuk surat perusahaan dapat ditambahkan macam usaha, bidang kegiatan, nomor izin usaha.
Fungsi kepala surat:
a. Mengetahui nama dan alamat kantor lembaga
b. Menginformasikan bidang usaha, jenis kegiatan
c. Alat promosi.
2) Nomor surat
Surat resmi yang mewakili suatu organisasi, lembaga atau perusahaan pada umumnya menggunakan nomor dan kode tertentu.
Penomoran surat itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan
b. Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
c. Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
d. Penunjukkan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor urut menggunakan angka Arab, kode bervariasi, bulan dengan angka Romawi dan tahun ditulis utuh dan dapat
ditulis dua angka belakangnya saja. Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem penulisannya, yaitu:
a) Diletakkan disebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal
b) Diletakkan dibawah judul untuk surat berjudul
3) Tanggal penulisan surat
Cara penulisan tanggal untuk surat pribadi atau yang berasal dari perorangan, tanggal sebaiknya didahului dengan penulisan alamat atau nama kota pengirim surat. Sedangkan untuk kertas berkepala tidak perlu mencantumkan alamat atau nama kota, karena hal itu sudah tercantum dalam kepala surat. Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama bulan dan tahun.
4) Lampiran yang disertakan
Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut dalam isi surat. Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup satu berkas. Penulisan jumlah ditulis dengan huruf kalau jumlah kurang dari sepuluh.
5) Hal atau perihal
Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang pokok dalam surat. Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul. Beberapa hal teknik penulisan yang harus diperhatikan :
a. Hal atau perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya, kecuali untuk judul surat berjudul
b. Hal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata utamanya. Kata tugas ditulis dengan huruf kecil
c. Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal bukan kalimat
6) Alamat tujuan
Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat. Pertama, ditulis disampul surat. Kedua, alamat yang ditulis pada lembar kertas surat. Alamat yang ditulis pada sampul biasanya harus lengkap. Sedangkan pada lembar kertas surat dapat tidak selengkap alamat yang tertulis pada sampul. Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan adalah:
a. Kata kepada tidak wajib dipakai, karena mengandung unsur kemubaziran
b. Ungkapan ”Yang terhormat” atau singkatannya ”Yth.” dipakai untuk :
1) Menghormati orang atau pihak yang dikirim surat. Misalnya atasan, teman, kolega atau relasi kerja.
2) Menghormati pihak yang dituju dalam kedudukannya sebagai pejabat suatu lembaga, organisasi atau perusahaan. Ungkapan ”Yang terhormat” atau ”Yth.” tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak menyebutkan nama atau jabatan seseorang.
c. Sebutan ”Bapak”, ”Ibu”, atau ”Sdr.” hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang. Kata-kata sebutan tersebut tidak perlu digunakan apabila pihak yang dituju adalah lembaga atau jabatan tertentu.
Contoh 1)
Yth. Direktur Astri Budi Luhur
Jalan Cileduk Raya, Petukangan Utara
Jakarta Selatan
Contoh 2)
Yth. Ibu H. Siti Aisyiah, S.H.
Wakil Ketua Pimpinan Pusat Aisyiah
Jalan Menteng Raya No. 62
Jakarta Pusat
Contoh 3)
PT Global Sarana Komputindo
Jalan Pemuda No. 55
Medan 15320
Sumatera Utara
d. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak diperlukan tanda titik, kecuali apabila digunakan singkatan.
e. Tanda-tanda baca, seperti garis bawah, huruf kapital yang mencolok, yang tidak bermanfaat sebaiknya tidak digunakan.
f. Kode pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut (terutama bila dikirimkan melalui Perum Pos dan Giro).
7) Salam Pembuka
Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab. Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah. Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang
berisi berita.
8) Isi Surat
Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup
a. Bagian Pembuka
Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan kepada pihak yang dimaksud.
b. Bagian Inti
Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat. Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih lanjut pada bagian inti.
c. Bagian Penutup
Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.
9) Salam Penutup
Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi. Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat-surat berita.
10) Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Dalam korespondensi Indonesia, penanda tangan surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat itu. Pencantuman nama seseorang dan hak untuk menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya. Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.
11) Tembusan
Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.

Kamu dapat melihat LayOut surat dibawah ini

LayOut Bagian Surat

6.  LIPATAN PADA SURAT

 Macam, model, jenis lipatan surat dan cara melipat surat jenis Baku, Setengah Baku, Akordion, Semi Akordion, Tunggal, Ganda, Perancis, Baron.

 

7.  BENTUK - BENTUK SURAT

•        Bentuk Surat.

     Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya. Ada 6 bentuk surat yang biasanya digunakan  dalam proses surat menyurat, yaitu :

1. Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.

Contoh Surat 

  





















2.Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.

Contoh Surat

  


3. Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
Contoh Surat

4. Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
Contoh Surat

5.Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.
Contoh Surat

 6. Bentuk Resmi (Official Style)
Bentuk resmi ini sering digunakan dalam institusi pemerintahan, pada pengetikannya alamat dalam berada pada sisi sebelah kanan, kemudian paragraf isi surat menjorok sedikit kedalam, setiap awal paragraf menjorok 5 spasi kedalam. Lebih jelas perhatikan contoh surat dibawah ini.
Contoh Surat

Kelebihan dalam Penggunaan Surat 

 a.      Aset Berharga 
 b.      Tanda bukti yang sah 
 c.      Sebagai perwakilan diri atau perasaan  
 d.      Lebih romantis 
 e.      Bisa jadi kenang-kenangan bagi si penerima 
 f.       Menunjukkan keseriusan 
 g.      Mampu menembus daerah pelosok

Kekurangan dalam Penggunaan Surat 

 a.      Memakan waktu lama untuk sampai 
 b.      Apabila salah harus di ganti (pemborosan kertas/ menjadi limbah pepohonan). 
 c.      Tidak efesien 
 d.      Merepotkan karena harus bolak-balik ke pos. 
 e.      Membutuhkan uang (untuk kertas, amplop, perangko, dll),  
 f.       Kemungkinan tidak diterima oleh tujuan lebih besar 
 g.      Keamanan surat kurang terjamin.


Demikian postingan saya mengenai korespondensi, untuk dapat lebih mudah mengingat bentuk-bentuk surat, kamu hanya hafalkan yang jadi pembeda dengan surat lain.
 Wassalamualaikum wr.wb. -stmlyn-