Materi Kearsipan SMK 1 N BREBES

• 
  

MATERI KEARSIPAN 

 

 

A. Pengertian Kearsipan

  kearsipan adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis , sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan. Penataan seluruh kegiatan pengurusan arsip pada suatu kantor dapat disebut tata kearsipan atau administrasi kearsipan. 

ARSIP mempunyai kepanjanga yaitu:

• Aman
• Rawat
• Semua
• Informasi
• penting

 Ada juga istilah ALFRED, penjelasannya sebagai berikut:

• Admin⇒ contoh: pendaftaran, pembayaran dll
• Legal⇒contoh: sertivikat 
• Finance⇒contoh: pajak, warisan, kuwitansi
• Resech⇒contoh: karya ilmiyah, skipsi, tesis
• Education⇒contoh: rapot, ijazah, ulangan 
• Dokumentasi⇒contoh: foto, gambar

Beberapa defenisi tentang kearsipan yang dikemukakan oleh beberapa sarjana yaitu :

Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan menyebutkan pengertian arsip :

•  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

• Naskah-naskah yang disebut dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan-kehidupan kebangsaan…..)

 Dalam Seminar dokumentasi arsip kementrian-kementrian diselenggarakan di Jakarta pada tanggal “23 Februari 1957, telah memberikan defenisi arsip sebagai kumpulan surat maupun sebagai suatu badan yang selayaknya berbunyi sebagai berikut:

•  Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan aksi transaksi, tindak tanduk, dokumenter yang disimpan, sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melakukan tindakan-tindakan selanjutnya.

• Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan-pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang segala surat-surat baik dalam pemerintahan, maupun dalam soal umum, baik ke dalam maupun keluar dengan suatu sistem yang tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan………..

 B. Tujuan Kearsipan
  Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan keredupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Tugas Pokok Arsiparis: 

1. Menerima warkat
2. Mencatat warkat
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu.
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain. 

C. Asas - asas Kearsipan
Untuk petugas arsip, disuatu organisasi atau kantor terdapat asas-asasnya sebagai berikut:
a. Asas sentralisasi 
    Asas Sentralisasi, artinya pengurusan surat maupun arsip lainnya yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri. Badan ini dikenal dengan nama Unit arsip dan Ekspedisi. Adanya unit khusus ini berarti pula unit-unit lainnya selain dari unit khusus tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat-surat secara langsung. Asas sentralisasi arsip ini akan efesien dan efektif bila dilaksanakan oleh kantor yang lingkupnya kecil.

Keuntungan asas sentralisasi arsip adalah :
1. efesiensi alat, alat dan biaya, maksudnya dapat menghemat alat,   ruangan dan biaya
2.  Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel
3. Sistem penyimpanan arsip dapat diseragamkan
4. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan

Kelemahan asas sentralisasi :
1. asas sentralisasi hanya efesien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
2. unit kerja yang besar akan ;mengalami hambatan dan lambat memeroleh arsip yang dibutuhkan
3. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dalam satu sistem penyimpanan

b. Asas Desentralisasi (asas Pemencaran ) arsip
          Asas desentralisasi artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan keluar serta menyelenggarakan kearsipannya dilakukan oleh setiap unit dalam suatu organisasi, sehingga tiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masingmasing pekerjaaan ang diperlukan oleh lingkungannya.  Pada umumnya asas ini dilaksanakan pada kantor-kantor pemerintah maupun swasta, yang  luas unit kerjanya. Tiap unit kerja akan bertanggungjawab atas kegiatan pekerjaan kantor termasuk tugas kearsipan. Tugas kearsipan mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan, dilaksanakan pada setiap unit ;kerja.


Keuntungan asas desentralisasi arsip :
1. Dapat menjaga kerahasiaan kantor, karena pelaksanaannya dapat dilakukan oleh unit kerja masing-masing.
2. Pekerjaan dapat dikerjakan oleh karyawan yang paling sesuai
3. Perencanaan dan pengawasan pekerjaan dapat dilakukan secara efektif
4. Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing
5. Untuk memperoleh arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri
6. Pengurutan arsip mudah dikerjakan, karena arsipnya sudah dikenal baik

Kelemahan asas desentralisasi arsip, antara lain :
1. Penyimpanan arsip tersebar di setiap unit kerja, sehingga dapat menimbulkan pemborosan alat maupun ruangan
2. Pendidikan dan latihan kearsipan perlu diselenggarakan oleh kantor pusat, agar petugas mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan
3. Pemusnahan arsip harus dilakukan pada setiap unit kerja, menimbulkan pemborosan
4. Pengawasan juga dpat dilakukan oleh kantor pusat, sehingga menimbulkan pemborosan.

c. Asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi  
    Asas gabungan adalah penyelenggaraan arsip dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan-kelemahan dari kedua asas tersebut dapat diperkecil. Pelaksanaan dalam praktik dapaat dilakukan dengan penyimpanan arsip aktip secara desentralisasi, sedangkan penyimpanan arsip inaktif dipusatkan  (sentralilasi).

Dalam menerapkan asas gabungan ini, perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
1. Penyeragaman klarifikasi antara arsip pusat dengan arsip bagian/unit organisasi
2. Ruang arsip pusat tidak jauh letaknya dari masing-masing unit yang ada
3. Hindari penumpukan arsip di pusat kearsipan

D. Jenis - jenis Arsip
     Jenis-jenis arsip dapat dibedakan, yaitu:

a.   Di tinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung di dalamnya. Menurut Ensiklopedia Administrasi, arsip atau warkat jenis ini dapat di bedakan menjadi :

1.    Vital record ( warkat yang sangat penting ), yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bagi suatu organisasi atau perusahaan.

2.    Important record ( warkat penting ), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang  cukup lama ( 3 Tahun ke atas )

3.    Useful record ( warkat yang berguna ), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa.

4.    Eseential record ( warkat tidak penting ), yaitu warkat yang kegunaanya menjadi habis setelah selesai di baca.

b.   Di tinjau dari fisiknya, yaitu melihat warkat/arsip dari wujud benda arsip itu sendiri. Arsip/warkat jenis ini terdiri atas :

1.    Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis.

2.    Arsip visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat gambar, lukisan, ukiran, pahatan seperti peta, relief, poster dsb.

c.   Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip/warkat dari segi isi yang terkandung di dalamnya. Arsip/warkat jenis ini dapat berupa :

1.    Financial record, adalah catatan – catatan mengenai masalah keuangan.

2.    Inventory record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan (goods).

3.    Personnel record, adalah catatan –catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.

4.    Sales record, adalah catatan – catatan yang berisi informasi mengenai penjualan.

5.    Production record, adalah catatan – catatan yang berhubungan dengan masalah produksi.

d.   Ditinjau dari kepemilikannya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya serta asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembaga/kantor tersebut. 

1.    Berasal dari lembaga pemerintah, antara lain :

-          Arsip Nasional Pusat ( ARNAPUS )

-          Arsip Nasional Daerah ( ARNASDA )

2.    Berdasar dari instansi pemerintah/swasta, antara lain :

-          Arsip primer

-          Arsip sekunder

-          Arsip sentral

-          Arsip unit

E. Sistem Penyimpanan Arsip
 Dalam penyimpanan ARSIP terdapat 5 sistem yaitu:
1. Sistem abjad
2. Sistem perihal
3. Sistem tanggal
4. Sistem geografis
5. Sistem nomor 

F. Peralatan Dan Perlengkapan Arsip

1. Peralatan Arsip

• filling cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci yang berguna untuk menyimpan arsip yang masih aktif  

• Rotary adalah penyimpanan arsip yang dilakukan secara berputar, supaya dalam penempatan dan pencarian arsip idak memakan banyak tenaga.

•  Map Scelhecter
  map snelhecter : Map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Arsip yang akan disimpan di dalam map snelhecter terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. 

•  Hanging Folder
  alat untuk menggantungkan map pada suatu tempat. Dalam istilah bahasa asing, map gantung sering disebut dengan hanging map. Map ini dapat digunakan untuk menyimpan berkas kertas ukuran folio. 
  

         

 

• Guide
  Lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah antara jenis subjek/klasifikasi dalam penyimpanan arsip.

•  Stapler
  alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan staples berbentuk huruf "U" yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung melebihi tebal kertas.

 2. Perlengkapan Arsip

•  Kartu  Indeks 

Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang: 

a. judul/nama surat,

b. nomor surat,

c. hal surat,

d. tanggal surat,

e. kode surat,

f. kode kartu indeks

•  Kartu Tunjuk Silangadalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm X 7.5 cm.

• Lembar Pinjam Arsip adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm X 7.5 cm.

•  lembar Disposisi 

Dipergunakan untuk mengatur proses pengolahan surat, yang selanjutnya menjadi alat kendali lalu lintas persuratan dan sebagai sarana monitor dalam mekanisme persuratan. Sarana ini merupakan gambaran dari jalur kedinasan antara atasan dan bawahan, antar pejabat secara horizontal. Kegiatan ini menggambarkan peranan dan partisipasi aktif dari staf dalam proses pengolahan surat.