Etika Bertelfon di Kantor

ETIKA BERTELFON DI KANTOR

 

 1. Pengertian Etika Bertelfon

 Etika bertelfon adalah tata cara, aturan dalam berkomunikasi menggunakan telefon baik dilingkup kantor ataupu bukan, agar suara yang terdengar jelas, tegas namun terkesan ramah, hangat dan bersahabat. 

Lalu Bagaimana etika bertelfon? ketika menggunakan pesawat telfon,kita memang tidak barhadapan langsung dengan orang yang yang kita ajak komunikasi, hanyalah suara yang
jelas, tegas namun terkesan ramah, hangat dan bersahabat itulah hal terpenting.  

Hal - hal terpenting dan yang harus diperhatikan dalam bertelfon

 a). Jangan membiarkan telefon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali deringan lalu segera anggkat dan jawab dengan sopan. Siapapun yang menelfon harus kita layani sebaik-baiknya.

b). Janagan memulai denhgan kata "HALO" tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau nama perusahaan. 

c). Jangan menggunakan pesawat telefon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan penelfon.

d). Berusahalah mendengarkan lawan bicara, jagan melamun atau bersikap tidak setuju. Konsentrasi pada saat menerima atau menelfon seseorang.

e). Jangan menggucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, berbicaralah dengan sikap yang menyenangkan.

f). Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat diperhatika seperti layakya berhadapan lagsung.

g). Berbicara dengan tempo yang sedang tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

h). Apabila kita menelfon, harus menyebut nama dan jabatan yang dituju di samping pokok pembicaraan.

i). Jangan menganggap panggilan telefon sebagai pengganggu kerja.

j). Catat poin pesan-pesan yang disampaikan

k). Mintalah nomor telefon dan meminta maaf jika sewaktu menelfon terjadi kesalahan.

l). Mengakhiri pembicaraan dengan tepat, seperti : terimakasih, kembali, selamat pagi, selamat siang ketika mengakhira pembicaraan

m). Meletakan gagang telefon dengan pelan.

2. Hal-hal yang harus dihindari dalam berkomunikasi menggunakan telefon

• memakai bahasa informal  
• berbicara dengan orang lain pada saat menelfon
• berbicara sambil makan atau mengunyah permen
• berbicara terlalu basa-basi
• berbicara dengan nada kasar atau membentak
• berbicara dengan nada memerintah
• membiarkan penelfon menunggu lama, tanpa penjelasan
• nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

3. Langkah-lanngkah dan teknik menerima telfon

a. Teknik mengangkat telefon

     1). Menyiapkan Buku Catatanan
Menyiapkan catatan dan alat tulis untuk menulis hal-hal yag penting.
     2). Memberi Salam Kepada Penelfon
Berisalam kepada penelfon sesuai dengan waktu, kemudian menyebutkan nama identitas perusahaan temat kita bekerja
    3). Membuka Pembicaraan
Jika penelfon ingin berbicra dengan pimpinan dan pimpinan ada ditempat kerja, penelfon dimohon untuk menunggu sebentar karena telfon harus dihubungkan dengan telfon pimpinan.
    4). Hubungkan segera Penelfon dengan yang Dicari
Yakinkan siapa orang yang akan di cari karena penelfon akan meras kecewa bila yang dihungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki.
    5). Menciptakan Kesan yang Baik 

• Beri penjelasan pada penelfon tentang ketidak hadiran orang yang dicari secara singkat, tetai tetap sopan.
• Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelfon.

    6). Mencacat Pesan

• mencatat segala sesuatu yang diperlukan.
• memberi keterangan yang lengkap dan jelas.
• menanyakan pada penelfon nama dan omor telefonnya.
• mengindari kesalahan-kesalahan isi pesan dengan cara menyebutka kembali pesan tersebut.

    7). Salam Penutup
Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan penelfon, penerima telfon sebaiknya mengucapkan salam sesuai waktu dan jangan meletakan gagang telefon mendahului penelfon.